Abgesagt – und jetzt? Wenn das Seminar ins Wasser fällt

Wer im Seminarbetrieb unterwegs ist, kennt das Problem: kurzfristige, unerwartete Absagen. Wie soll man damit umgehen? Da gibt es die finanzielle Seite, die vor allem für die Menschen eine Rolle spielt, die von ihrem Beruf als Referenten und Vortragende in der Fort- und Weiterbildung leben. Gegen allzu große finanzielle Einbußen kann man sich im Vorfeld wappnen – etwa durch die vertragliche Vereinbarung eines Ausfallhonorars, welches bei Absage durch den Auftraggeber fällig wird.

Freiberufliche Dozenten haben in der Regel schriftlich niedergelegte „Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)“ erstellt, welche unter anderem die Höhe und Fristen für Ausfallhonorare festlegen. Umso kurzfristiger die Absage erfolgt, desto höher ist das Ausfallhonorar. Das können bis zu 100% des vertraglich vereinbarten Honorars sein. Hier darf man sich als Dienstleister nichts vormachen: man kann den eingeplanten Umsatz nicht realisieren und bekommt kurzfristig auch keine Ersatz-Veranstaltung, die diese Lücke füllt. Wenn man nun aber wegen guter Erfahrungen mit einem bislang zuverlässigen Auftraggeber und im Hinblick auf die künftige Zusammenarbeit mit diesem nicht um jeden Preis das einem zustehende Ausfallhonorar durchsetzen will, sollte man zumindest über eine Kompensationssumme verhandeln.  Letztlich ist der Umgang mit Honoraren und Ausfallhonoraren nicht nur Ermessenssache einzelner freiberuflicher Dozenten, sondern auch ein Akt der Solidarität untereinander. Hier geht es um Vertrauen, Verbindlichkeit und Verlässlichkeit, was auch darin resultiert, sich gegenseitig nicht die Preise kaputt zu machen.

Aber bei solchen Absagen ist auch noch eine emotionale und seelische Komponente im Spiel. Wenn nicht gerade ein Ereignis höherer Gewalt zu der Absage der Veranstaltung führt – wie etwa derzeit die Ausbreitung des Virus COVID-19 bzw. das Maßnahmentreiben um diesen herum – fragt sich der Dozent zwangsläufig, was der Grund für den Ausfall ist. Die Aussage des Auftraggebers, dass die Zahl der Anmeldungen zu gering war, macht die Sache nicht unbedingt besser.
 Ich selbst habe vor kurzem erlebt, dass ein langjähriger Auftraggeber – ein bedeutender Verein aus dem Pflegebereich – ein lange geplantes Tagesseminar zum Thema „Demenz-Balance-Modell®“ abgesagt hat, weil es keine einzige Anmeldung gegeben hatte. Der Grund dafür sei der gegenwärtig sehr hohe Krankenstand. Besonders unangenehm war die Tatsache, dass ich diese Information erst drei Tage vor dem Seminartag bekommen habe und das auch nur, weil ich mich telefonisch nach der Anzahl der Teilnehmer erkundigen wollte, um das benötigte Material präzise zusammenstellen zu können.
Ich gebe zu, dass ich im ersten Moment irritiert und auch gekränkt war, denn bislang hat die Vorbereitung der Seminartage seitens des Auftraggebers reibungslos funktioniert, von der Ausstattung des Raumes über die kulinarische Seminarbegleitung bis hin zur Öffentlichkeitsarbeit innerhalb des Vereins, mit der seinen Mitgliedern die Bildungsangebote bekannt gemacht werden.  Um nicht irgendwelche Spekulationen anstellen zu müssen, habe ich mich zu zwei Maßnahmen entschlossen: Zum einen, die Seminarankündigung, die in meiner redaktionellen Hand lag, kritisch zu überarbeiten. Dabei habe ich mir die Frage zu stellen, ob meine Beschreibung verständlich und verlockend genug war, um Mitarbeitenden in Pflege und Betreuung den Sinn und Nutzen dieser Weiterbildung nahezubringen. Es kann möglich sein, dass ich aufgrund meiner eigenen Begeisterung für das Demenz-Balance-Modell® zu sehr davon ausgegangen bin, dass dieses schon in aller Munde sein muss und alle nur darauf warten, es endlich kennenzulernen. Die andere Maßnahme wird darin bestehen, mich mit der Person zusammenzusetzen, die für die Bildungsveranstaltungen des Vereins verantwortlich und somit meine Ansprechpartnerin ist. Die Sache mit dem Krankenstand hat möglicherweise teilweise eine Rolle gespielt, deckt jedoch einen Widerspruch in sich auf: schließlich war es nicht um Absagen gegangen, sondern um fehlende Anmeldungen. Ich möchte erfahren, wie die interne Kommunikation bezüglich der Fortbildungen gestaltet ist, denn es kann durchaus von bestimmten systemischen Problemen abhängen, ob und wie ich mir den „Schuh der geplatzten Veranstaltung“ anziehe. Mein Antrieb, dieses Gespräch zu suchen, besteht in der Hoffnung, dass es der Qualitätssteigerung auf beiden Seiten dienen wird.  Möglich und sinnvoll ist so ein Gespräch aber tatsächlich nur dann, wenn wirklich ein gutes Verhältnis zwischen Auftraggeber und Dienstleister besteht.

Absagen von Veranstaltungen durch den Auftraggeber sind Ereignisse, die zum Dasein freiberuflicher Dozenten gehören. Man kann sie nicht vermeiden, aber man kann lernen, gut damit umzugehen.

Barbara Hergert